Cómo automatizar la gestión de facturas de Gmail a Google Drive
Una de las tareas más repetitivas y tediosas de cualquier PYME o autónomo es descargar facturas de proveedores del email y subirlas a una carpeta para que el asesor las contabilice. En DPL Asesores hemos eliminado este proceso por completo.
¿Cómo funciona la automatización?
Utilizamos herramientas de automatización como Zapier, Make (Integromat) o Google Apps Script para crear un flujo que:
- Detecta emails entrantes con facturas adjuntas (PDF, XML).
- Extrae el archivo adjunto automáticamente.
- Lo guarda en la carpeta correcta de Google Drive, organizado por mes y proveedor.
- Opcionalmente, envía una notificación al asesor para su contabilización.
¿Cuánto tiempo ahorra?
Un autónomo que recibe 30-50 facturas al mes puede ahorrar entre 2 y 4 horas mensuales de trabajo manual. En una empresa con más volumen, el ahorro es exponencial.
¿Es seguro?
Sí. Las conexiones se realizan a través de OAuth 2.0 y los datos no pasan por servidores externos si se utiliza Google Apps Script. Además, cumplimos con el RGPD en todo el proceso.
En DPL Asesores implementamos estas automatizaciones como parte de nuestro servicio de digitalización empresarial. Si quieres dejar de descargar PDFs a mano, contáctanos.